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项目管理领域的12种常见失误及解决办法

发布时间:2020-07-21 18:25:16 阅读: 来源:火柴厂家

摘要:IT主管及项目管理专家与我们共同分享他们的实践经验,希望借此规避项目管理工作中常见且代价沉重的失误。

关键词:IT项目管理

IT主管及项目管理专家与我们共同分享他们的实践经验,希望借此规避项目管理工作中常见且代价沉重的失误。

项目如此繁多、管理误区如此扰人,许多明智的IT主管都小心翼翼防止自己的团队中招。事实上即使是在项目管理软件的帮助下,IT项目仍然常常拖延部署周期(而且拖起来没完),财政预算也似乎永远无法满足实际需求。

是什么让前途光明的项目沦为遭人唾弃的大麻烦?网站在经过对几十位IT主管及项目管理人员的采访后总结出了项目管理领域的12种常见失误及解决办法——希望能够借此帮助大家在未来的管理工作中回避耗时费力、成本高昂的弯路,早日奏响项目部署的凯歌。

项目管理失误第一位:未能为项目指派适合的负责人

“一般在资源分配过程中,我们往往会将注意力集中在资源收集工作身上,却忽略了项目负责人的重要意义,”技术解决方案供应商Force 3公司咨询服务及项目管理部门副总裁Sudhir Verma解释道。事实上,大多数企业决策者会直接敲定一位目前不忙的项目经理,却很少考虑他或她的技能储备到底适不适合新项目。然而,缺乏相关技能或是经验不足的项目经理很可能直接带领项目走向毁灭。

解决方案:务必选择技能储备能够满足项目需求的项目经理,否则不如放弃项目算了。

项目管理失误第二位:不能为项目执行团队提供强大的推动力

又是一大常见弊病,项目执行团队缺乏相关部门及企业决策层的支持,从而导致项目举步维艰、难以为继。产生这种状况的原因主要有以下几点:1)管理者未能明确定义执行团队中各参与者的角色;2)管理者未能准确描述项目成功之后各参与者个人所获得的收益;3)管理者未能充分阐述将如何评估每位参与者在项目执行过程中所做出的贡献;4)管理者未能营造出适当的项目执行紧迫感,误以为像企业日常运作一般带领团队即可达成理想的效果。Communispond公司CEO Bill Rosenthal提出了上述观点,他的公司专门为员工提供相关培训,旨在提高其业务沟通能力。

解决方案:“项目管理者应当首先将团队召集到一起(务必确保外场人员也能通过技术手段参与会议),并以演示的方式带大家了解项目内容及其深远意义。

项目管理失误第三位:未能赢得企业高管的积极认同

解决方案:“很多企业高层管理者希望能够全程了解项目的执行进度,并乐于亲手推动项目取得成功,”哥斯达黎加及巴拿马豪华度假公司联合创始人兼首席营销官Casey Halloran指出。“当项目繁杂无绪、目的不明时,高管往往会首先流露出厌烦情绪,而这很可能成为失败的征兆。”

项目管理失误第四位:同时执行多个项目

“大多数管理者误以为自己有能力同时应对多个项目的挑战,但事实上这根本就是痴人说梦,”硅谷技术企业Realization公司CEO Sanjeev Gupta表示,该公司专门帮助客户提高项目执行效率。“同时面对多项任务会严重拉低我们的工作效率,还很可能使团队中弥漫着悲观消极的工作态度——这不仅会危害成果质量,最糟糕的情况下还会由于各部门之间的进度不统一而造成快等慢、多个项目争夺同一种资源等弊病。”

解决方案:“要想避免这类生产效率损失,最好的切入点在于直接将当前工作量砍掉四分之一甚至二分之一,”他建议道。“砍掉之后团队成员不必再为了完成进度而疲于奔命,管理者及专家也能够拿出更多精力认真解决工作中的疑难杂症。而且与大多数人的直观感受不同,虽然工作量被砍掉了四分之一甚至二分之一,但实际任务完成率却往往会提高一倍。”

[page] 项目管理失误第五位:缺乏定期沟通与会议讨论机制

“在成功的项目管理体系中,沟通是最重要的一环,”Parkin网络开发公司总裁Tim Parkin指出,这是一家专为企业客户提供咨询服务的供应商,旨在提升规模增长速度与盈利状况。“没有定期且明确的沟通渠道,项目很容易因为各部门的理解偏差而走入歧途。”

解决方案:每周选定一天,并在固定时段召开工作成员会议(当面讨论或者视频会议均可),注意要让所有参与者都加入到沟通中来(而不仅仅是少数几个项目管理者)——最后也是最重要的:坚持这一良好习惯。“在项目的整个执行过程中始终保持定期召开碰头会议,能够有效帮助团队成员了解工作进度、彼此交换意见同时让项目流程更具活力。”

项目管理失误第六位:未能明确规划发展目标或者频繁对目标做出变更

“任何缺乏明确发展目标的项目都将不可避免地遭受失败,”Halloran指出。来自网络项目管理工具开发商Easy Projects公司的市场营销主管Oz Nazilli也持相同的观点。“目标变更是项目执行过程中最危险、也最需要严格控制的行为。只要稍有松懈,它就会带来资金成本与执行周期的双重累赘。”而且项目管理无小事,即使是像改变logo颜色或是在网站中添加页面等看似无关紧要的细节也很可能带来意外的延误,他提醒道。

解决方案:从项目一开始就定义发展的终极目标,同时定期监督项目进展以确保我们的团队始终在正确的轨道上运作。另外,为了避免当前工作与初始目标产生偏离或者延迟,“跟踪每一条可能引发目标变更的请求,并认真评估这些因素给日程表带来的影响——同时务必确保每一项变更都得到客户及利益相关者的理解及确认,”Nazilli建议道。

项目管理失误第七位:制定的日程表过于激进或者过分乐观

“想法总是好的,毕竟项目管理者希望能尽全力让客户获得物有所值的感受,”Jay Melone解释道,他曾是一位软件开发者、也干过项目经理,如今正在数字企业DigITalXBridge公司担任CEO一职。“然而但一次又一次推翻预定日程表只会让我们的客户对执行团队的技术能力产生不信任感。”

解决方案:“优秀的项目管理软件能帮助我们管理多种工作要素并归纳能够随时投入使用的后备资源,”他指出。然而,仅仅靠这些辅助工具还远远不够,我们得为自己的项目准备好额外的执行周期及资金投入,“尤其是在技术领域,这种未雨绸缪的谨慎态度就显得更为必要。”

项目管理失误第八位:缺乏灵活性

即使大家认为自己制定的项目规划已经如圣经一般详尽可靠,能够“随时提醒团队成员需要完成哪些任务、由谁负责以及何时着手,但这往往会带来很多意料之外的问题——毕竟项目执行过程中的新情况层出不穷,一味遵循规划而无视新信息往往会令工作走向死胡同,”Blackbaud公司项目经理Carol Woolfe提醒道,这是一家业界领先的非营利性软件及服务供应商。

解决方案:“我们应该每隔一段时间就从宏观角度重新审视整个项目,考虑哪些意外情况会给正常流程带来影响,同时对过去的工作做出检讨,思考如何在已经发生改变的状态下提高未来的工作基础,”她告诉我们。这并不是说我们必须不断对项目做出改变,而是建议大家以开放性视角接纳建议,尝试找出最适合项目执行的理想方案。

[page] 项目管理失误第九位:缺乏完善的审批及变更跟踪制度

“通常情况下,项目流程的成功或者失败源自执行者对于预定计划的变更,”EcoSys公司执行副总裁Christen Bergerud指出,这是一家规划及成本控制软件供应商。然而大多数企业都不具备完善的审批及变更跟踪制度,这使得管理工作如同盲人摸象一般片面而缺乏准确性。

解决方案:“最好的办法就是制定一套明确的变更处理流程,并确保所有相关细节都严格遵循流程要求——变更会带来哪些额外投入、这些变更为何如此重要以及变更会给项目整体带来何种影响——在变更得到批准之前,这些问题必须讨论清楚。这不仅会让执行过程变得更加顺畅,管理者也能够在项目完成之后对自己所做的工作进行反思。”

项目管理失误第十位:事必恭亲、唠唠叨叨

“别像个保姆一样什么都管,”OpticsPlanet公司高级营销专家Michael Beck告诫我们,这是一家专门销售各类光学产品的在线零售企业。“这种情况在新晋项目管理者身上经常发生,他们急于表现自己,于是将管理者身份误解成了项目执行者,甚至参与到项目中非常细微的监管工作中来。”

解决方案:“不要像个保姆一样对项目团队指指点点,监管工作应该以定期会议的形式贯彻项目的整个执行过程。身为管理者,我们要做的是时刻关注项目的最新状态及进度,按时听取执行人员对于技术问题及周期延误的意见,并将情况及时通知给团队中的每一位成员。”

项目管理失误第十一位:指望通过辅助软件解决项目管理中的所有问题

“很多管理者喜欢在遇到问题时直接祭起辅助软件,这虽然能让项目更容易归类、问题也更加直观,但底层流程却仍然麻烦重重,”ServerCentral公司技术业务总监Tim Yocum解释道。“在这种情况下,我们花费高昂经费所买来的软件只会将项目条款一一列出,却无法为推动项目进展提供任何有价值的参考意见。”

解决方案:选择项目管理软件时务必保持理性——只有能让整个团队中的所有成员都乐于使用的辅助软件才是好东西。另外,要确保使用者得到必要且适当的培训,然后建立一套系统用于跟踪项目进展。最重要的一点:不要让人力成本被“软件解决方案的光环所掩盖”,他警告说。

项目管理失误第十二位:没有准确的标准来衡量项目是否成功

解决方案:“在项目起步之初,管理者应该着手的第一件事就是确保自己了解客户对于项目的期望、明白什么样的效果标志着项目的成功完成,”Netage Solutions公司客户关系主管Kevin WhITe表示。“只有清楚什么样的项目成果算是取得成功,才能让自己的努力和汗水换来客户的赞赏与掌声。”

以上就是我们为您总结的12种常见项目管理失误及解决方案,大家在实际工作中如何发现我们没有提到的常见问题,也请在评论栏中留言,分享您的处理办法。

责编:fanwei

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